AIやOCRの出力に「一致」と表示されたとき、何と何を比べた結果なのかを原資料までたどれるようにしておきたいところです。書類の文字を照合した記録と、依頼人本人・意思・権限について確認した記録を、同じ「確認済み」の欄で扱わない設計を提案します。
この記事は、司法書士事務所で既存の案件管理に組み込むための記録例です。特定ツールの精度や導入効果を検証した事例ではありません。案件ごとの確認方法・判断・保存要件は、適用される法令、会則、所属会の指針等に照らして決めてください。
「一致」の根拠を原資料までたどれるようにする
最初に、出力の元になった書類、ページ、項目を記録する案を示します。新しい台帳を増やす前に、現在の案件管理に同じ内容を残せる欄があるかを確かめてください。
| 記録欄 | 記入する内容の例 |
|---|---|
| 対象資料 | 資料名、受領日、版、該当ページ。原資料は権限を設定した保管先で参照する |
| 読み取り結果 | AI・OCRが抽出した値と、判読できなかった箇所 |
| 比較対象 | どの資料・項目と照合したか |
| 担当者の照合 | 原資料を見て一致・相違・判読困難を確かめた結果 |
| 修正と再確認 | 変更した値、その根拠、確認担当、確認日 |
たとえば、住所が一致しないという出力があった場面を想定します。担当者は、元の書類にも相違があるのか、読み取り結果だけが違うのかを分けて記録します。読み取り誤りを直した場合も、その修正だけで書類全体や本人確認まで完了にしない扱いにします。
個人情報保護委員会は、生成AIの応答には不正確な内容が含まれることがあると注意喚起しています。同委員会の資料（PDF）を踏まえ、生成AIを使った要約や照合では、出力と原資料を比較できる状態を残しましょう。OCR製品ごとの精度や読める画像条件は、本記事では評価していません。
本人・意思・権限の確認を、文字照合と分けて残す
記録の設計例として、文字照合とは別に、担当司法書士が必要と判断した確認を残す欄を用意します。
| 確認する対象 | 記録する観点の例 |
|---|---|
| 本人 | 誰について、どの方法・資料で確認したか |
| 依頼内容と意思 | 何を説明し、本人が何を希望していると確認したか |
| 代理・権限 | 誰が誰のために行為するのか、権限の根拠をどう確認したか |
| 連絡経路 | 紹介者、連絡担当、依頼の当事者をどう区別したか |
| 残った事項 | 確認できていない内容、次の確認担当、進行可否を判断する担当 |
この表は、法定の確認事項を網羅したものではありません。適用される手続に必要な事項を確認してから、事務所の記録欄に落とすための案です。
本人への説明は、依頼内容を平易な言葉で伝え、疑問が残っていないかを確かめる流れにします。専門用語を知っているか、質問が多いかといった印象を、本人の意思を確認した証拠の代わりにしない方針を提案します。
同様に、ビデオ通話で目線が合わない、書類の提出が速い、住所と口座の地域が離れているといった点だけを、なりすましの判定基準にしないようにします。追加確認が必要と判断した場合は、印象ではなく、資料や説明のどの点を確認する必要があるのかを記録してください。
書類の見た目だけで真正性・有効性を決めない
書類の発行元、種類、発行時期と、その案件で必要な確認方法を確かめる工程を設けます。「透かしがある」「印影がある」といった共通の見た目チェックだけで、どの書類も真正と扱う設計にはしません。
日本司法書士会連合会は、登記識別情報を登記手続固有の本人確認手段と説明しています。また、不正使用を防ぐための失効の申出や、紛失時の代替制度を案内しています。日司連「権利証」の説明
登記識別情報については、通知書の外観を見た記録と、必要な制度上の確認を行った記録を分ける運用を提案します。どの手続をいつ行うかは担当司法書士が確認し、特定のシール形式や「決済の場で開封する」といった一律の手順を本記事の基準にはしません。
案件管理の一覧には、識別情報の符号そのものを転記せず、受領状況、保管先、確認担当、残った事項を載せる設計から検討してください。書類画像をAIへ渡す前の利用判断は、本人確認・権限管理の記事でも扱っています。
保留理由と、再開できる条件を残す
確認できない事項がある場合の記録例です。決済日が近いことを、確認完了に変更する根拠にしない運用とします。
| 状態 | 次に行うことの例 | 再開時に残す記録 |
|---|---|---|
| 判読できない | 必要な箇所を再取得するか、担当者が原資料で確認する | 参照した資料と照合結果 |
| 資料同士に相違がある | 相違している項目と確認先を特定する | 相違の理由、採用した情報と根拠 |
| 本人・意思・権限の確認が残る | 担当司法書士が追加確認の方法を判断する | 実施した確認、判断、担当、日付 |
| 必要な確認方法を決められない | 適用資料や所属会等の確認先に照会する | 照会内容、回答、案件への適用判断 |
期限は「決済の2日前」などの固定日数だけで決めず、必要な確認と当事者間の調整に合わせて設定する案です。進めるか、日程を調整するかも、確認状況を踏まえて判断する担当を明らかにします。
追加資料を受け取ったら、以前の「一致」をそのまま引き継がず、どの項目を再確認したかを残します。保留を解除する際には、理由を解消した根拠も記録する運用にします。
試用では、速さと確認負担を一緒に比べる
試す場合は、まず架空の資料を使い、従来の確認手順とAI・OCRを使った手順を同じ条件で比較することを提案します。読み取り違い、見落とし、担当者の修正箇所、確認にかかった時間を記録し、採用するかを判断します。
「数秒で終わる」「低解像度でも読める」と先に決めず、実際に試した資料と条件で評価してください。入力処理の時間が短くても、照合や修正の負担を含めて判断する方針です。確認記録は既存の案件管理に寄せ、試用のためだけに転記を続ける仕組みは避けましょう。
改訂について
今回の改訂では、実測のない処理速度・読み取り性能、根拠を示せない事務所の運用実態、外見や行動から偽造・なりすましを疑う基準を見直しました。この記事の記録例だけで申請可否を判断する説明も改めています。