AI利用申請フォームには、使うサービスだけでなく、入力する情報、出力の使い道、確認する担当者を記入する欄を用意しましょう。申請者の入力欄と承認者の判断欄を分け、承認した条件を後から確かめられる形を提案します。
この記事は、税理士・弁護士などの事務所が所内ルールを作るための設計例です。法定の様式や、実在する事務所の導入事例ではありません。申請を送っただけで利用開始とはせず、所内承認を契約や法令上の確認の代わりにしない運用を前提にします。
申請者が記入する項目のひな形
次の表を、既存の社内フォームや申請台帳に移して使うことを想定しています。事務所で確認済みのサービス・契約プラン・設定は選択式にし、共通の情報を毎回書き直さない設計にしましょう。
| 項目 | 記入する内容 | 入力の補助 |
|---|---|---|
| 利用するサービスと環境 | サービス名、契約プラン、事務所管理のアカウント・作業領域 | 確認済みの環境を選択。不明なら「確認待ち」 |
| 業務と用途 | 何を作り、業務のどこで使うか | 要約、回答案、文章の校正など。最終判断まで任せるかも区別 |
| 入力する情報 | 資料の種類、個人情報・顧問先情報の有無 | 公開資料／所内資料／顧問先資料／判断できない。原文の貼付は求めない |
| 出力の共有先 | 所内のみか、顧問先などへの共有を予定するか | 共有先と、共有前の確認方法 |
| 確認する担当者 | 出力の根拠や内容を確認する人 | 申請者との兼任可否は所内ルールで決定 |
| 利用範囲と変更点 | 今回だけの利用か、同じ条件で続けるか。既存の承認から何が変わるか | 継続利用なら承認済みの申請番号を参照 |
申請者・申請日時・申請番号は、利用する仕組みで取得できる場合は自動で記録します。承認者が調べる契約条項やサービス側の保存設定まで、申請者に毎回転記させる必要はありません。別の確認台帳を参照できる構成にします。
「判断できない」は相談の入口として設け、その情報を入力してよいという意味にはしません。確認が済むまで、対象資料をAIへ送らない扱いにしましょう。パスワードや顧問先資料そのものを、申請の説明欄や添付欄へ集めない設計にします。
承認者が確認することと、返す判断
承認側では、サービス名だけで判断せず、申請された環境と使い方を確認します。
- 入力の目的：その業務にその情報が必要か。情報を減らすか、公開資料で代替できないか。
- 送信先の条件：利用規約・契約・設定で、入力の利用目的、学習利用、保存・削除、外部連携先を確認したか。
- 顧問先との約束：対象業務の守秘義務や契約に照らして、外部サービスへ渡せる情報か。必要な説明・同意等を確認したか。
- 出力の扱い：誰が原資料と照合し、どこまで共有・利用するか。
個人情報保護委員会は、個人情報を生成AIへ入力する際に、特定された利用目的の達成に必要な範囲か確認するよう示しています。また、本人同意なく個人データを入力し、応答の出力以外に使われる場合には法違反となる可能性に触れ、機械学習に利用されないこと等の確認を求めています。生成AIサービスの利用に関する注意喚起等
この確認を「学習に使わない設定なら、どの資料でも入力可」という判断に置き換えないでください。フォーム上でも、サービスの確認結果と、その資料を扱ってよいかの判断を別欄にします。
承認結果は、たとえば次のように記録します。
| 判断 | 申請者に返す内容 | 利用開始の扱い |
|---|---|---|
| 承認 | 対象の環境・情報・用途、確認担当者、適用する条件 | 記録した範囲で利用 |
| 修正依頼・確認中 | 不足情報、確認担当者、次の連絡予定 | 対象の利用は開始しない |
| 非承認 | 理由と、再検討できる条件があればその内容 | 対象の利用は行わない |
返答期限は事務所の担当体制に合わせて決め、不在時の代行者も指定します。期限を過ぎたことを自動承認の条件にせず、未回答の申請を担当者へ知らせる設計にしましょう。
同じ条件の利用で、申請を繰り返さない設計
日々の入力ごとに申請させるかは、所内で決める運用事項です。ここでは、承認済みの利用範囲を台帳に残し、同じ条件の利用にはその番号を参照する方式を提案します。
「公開情報だから自由」と情報の種類だけで決めず、利用環境、用途、出力の確認・共有範囲も一緒に定義します。承認済みの条件と異なる場合は、追加の確認へ戻します。
再確認のきっかけとして、次の変更を申請欄に用意できます。
- サービス、契約プラン、アカウント、保存・学習設定の変更
- 公開資料から顧問先資料へ変えるなど、入力情報の範囲の変更
- 所内の下書きから顧問先への回答へ変えるなど、用途・共有先の変更
- 外部連携や自動送信の追加、確認担当者の変更
既存のフォームや台帳に通知・一覧機能がある場合は、確認待ちと条件変更のある申請を表示する用途に使います。別の有料ツールや、全件を毎日転記する作業を前提にしない構成から始めましょう。
記入例：公開資料から所内研修の下書きを作る
以下は架空の記入例です。実際の顧問先情報は含めていません。
| 欄 | 記入例 |
|---|---|
| サービス・環境 | 所内台帳に登録した文章生成サービスA・事務所管理環境 |
| 業務・用途 | 公的機関の公開資料から、所内研修の説明文案を作る |
| 入力情報 | 公開資料の対象箇所とURL。顧問先の相談内容は入力しない |
| 共有先・確認者 | 担当者が原資料と照合した後、所内研修資料として共有 |
| 利用範囲 | この研修資料の下書き。顧問先への個別回答には使わない |
| 承認者の記録（架空例） | 利用環境と規約の確認記録を参照し、上記範囲を承認 |
途中で顧問先の相談内容を加えたくなった場合は、この承認の範囲を変更する申請へ戻す、という運用例です。
申請ログの保存期間と閲覧権限を決める
申請ログには、判断の理由と条件を確認するために必要な項目を残し、入力資料や生成結果の全文を自動的に複製しない設計を勧めます。申請記録、元の業務資料、AIサービス側の履歴は、保存先と削除方法を分けて整理しましょう。
個人情報保護委員会の通則編3-4-1は、利用の必要がなくなった個人データの消去に努めることを示し、法令で保存期間が定められている場合を区別しています。同10-6は、個人データを扱う担当者や対象範囲を限定するアクセス制御を示しています。個人情報保護法ガイドライン（通則編）
所内ルールでは、申請ログを何のために残すか、誰が参照するか、いつ見直すかを記録してください。元の税務資料の保存期間を、そのまますべてのAI申請ログへ当てはめる設計にはしません。退職・異動時は閲覧権限と担当を見直し、必要な記録の引継ぎ先を決めます。
まずはひな形に架空の申請を入れ、「誰が確認するか」「判断待ちの間に何をしてよいか」「条件が変わったらどこへ戻るか」が読み取れるかを確かめてください。AIへ渡す情報の整理から始めたい場合は、士業事務所のAIセキュリティガイドも参照できます。